Тайм-менеджмент: мистецтво керування часом

Сьогодні абсолютно весь середній та малий бізнес в Україні замислюється над тим, як правильно керувати часом для досягнення всіх необхідних цілей та ефективного розвитку. Для цього існують різноманітні методики та техніки тайм-менеджменту. Що це таке та які принципи характерні для тайм-менеджменту? Які методики українські підприємці можуть використовувати для покращення своїх показників? Про це поговоримо детальніше у нашій статті.

Основні принципи тайм-менеджменту

«Time management» з англійської перекладається як «управління часом». Тобто тайм менеджмент це планування часу, яке націлене на досягнення конкретних цілей з максимальною ефективністю та мінімальною його втратою. Під цим варто розуміти комплекс технік для правильного управління власним або часом свого колективу.

Сьогодні для українських підприємців важливо вміти планувати та структурувати свій час наперед, оскільки це не тільки спрощує життя, але й допомагає досягати успіху у власній справі. Нестача часу як цінного ресурсу супроводжується стресом, який призводить до прокрастинації, депресивного стану, проблем у роботі тощо. Для того, щоб упоратися з такими негативними наслідками, необхідно навчитися правильно розставляти пріоритети, вміти фокусувати свою увагу на важливому.

До головних принципів тайм-менеджменту можна віднести:

Робота над собою. Правильно та якісно розробити ефективну систему організації особистого часу можна лише самостійно.
Індивідуальність власних рішень. У тайм-менеджменті важливо не просто дотримуватися загальних правил, але й не забувати про власний стиль життя, який кожна людина обирає для себе.
Потреба у відстеженні власної ефективності. Важливо аналізувати минулу активність, щоб виявити ті моменти, коли час було втрачено і не досягнуто необхідних цілей. Таким чином людина зможе знайти приховані часові резерви та у майбутньому використати їх ефективніше.
Направлення власного мислення на ефективність. Тайм менеджмент має змінити мислення людини.
Досяжність і невичерпність резервів власної ефективності. Це є базовий принцип планування часу. Завдяки цьому розробка потрібного методу, пошук необхідного рішення стануть легкими, максимально легко вирішуваними.

Принципів тайм менеджменту мають дотримуватися всі українські підприємці, які планують відкриття бізнесу у нашій країні. Це дозволить підвищити шанси на успіх запланованого до реалізації проєкту.

Ефективні методи та техніки

Сьогодні існує велика кількість методів та технік тайм менеджменту, і серед них людині потрібно обрати найбільш комфортне, оптимальне та ефективне рішення саме для себе. Якщо ви тільки починаєте розбиратися з особливостями time management, можна обрати декілька технік, принципів та методів. Їх можна тестувати по черзі, наприклад, щотижня обираючи новий. Після завершення кожного періоду потрібно робити підсумку роботу й оцінювати отримані результати за їхньою ефективністю.

Розглянемо найпопулярніші та найефективніші техніки управління часом детальніше.

Метод «Помодоро»

Це техніка керування часом, яка була розроблена італійським підприємцем Франческо Чірілло. Метод ґрунтується на використанні таймера, за допомогою якого потрібно розбивати роботу на інтервали по 25 хвилин з невеликими перервами. Наприклад:

Оберіть задачу, яку необхідно виконати.
Встановіть годинник з таймером на 25 хвилин.
Працюйте відвіданий час і після завершення 25-хвилинного часу позначте цей етап якоюсь позначкою.
Зробіть невелику перерву, наприклад, 5 хвилин.
Розпочніть роботу над завданням на наступні 25 хвилин.
Через кожні 4 етапи роботи робіть довшу перерву.

Дотримуючись техніки планування та використовуючи цей метод, можна оцінити зусилля людини, які потрібні для досягнення кожної конкретної цілі.

Матриця Ейзенхауера

Даний метод ґрунтується на правильному розставленні пріоритетів. У сучасному житті люди дуже часто стикаються зі складнощами у питанні, з чого почати роботу. Для мінімізації цієї проблеми рекомендуємо використати матрицю Ейзенхауера.

	Терміново	Не дуже терміново
Важливо	Виконати задачу	Запланувати роботу
Неважливо	Делегувати завдання	Видалити

Таким чином можна розділити задачі, які мають або не мають терміну здачі, є важливими або не мають великого значення для досягнення конкретної цілі.

Правило «Двох хвилин»

Цей метод ґрунтується на простому правилі – якщо виконання задачі займає менше ніж 120 секунд, потрібно її виконати. Щоденно життя та робота людини складається з великої кількості задач, які займають мінімум часу, але ми все одно їх відкладаємо. Дотримуючись цього методу, можна ефективніше розподіляти власний час.

Планування свого дня

Сьогодні велика кількість підприємців хочуть готовий бізнес купити, проте не вміють правильно планувати свій день. Таймменеджмент передбачає складання планів з вечора на наступний день, оскільки вранці та поспіхом дуже часто люди можуть пропустити щось важливе. Рекомендовано планувати свій день з вечора, при цьому це правило розповсюджується як на робочі, так і на особисті справи.

Прокрастинація та як з нею боротися

Тайм менеджер сьогодні є професіоналом, який дуже корисний для персонального та професійного розвитку особистості. Особливо важливий цей фахівець для людей, які стикнулися з прокрастинацією. Як правило, тайм менеджери рекомендують боротися з нею такими методами:

розбивати завдання та задачі на менші кроки;
встановлювати дедлайн;
робити перерви;
налаштовувати себе виключно на успіх та позитивне мислення.

Прокрастинація є поширеною проблемою, вирішити яку можна за допомогою ефективних підходів тайм менеджменту.

Цифрові інструменти для тайм-менеджменту

Сьогодні для планування робочого часу можна використовувати різноманітні цифрові інструменти та програмне забезпечення. Наприклад, планер Google-календар, який можна встановити не тільки на персональний компʼютер, але й на смартфони з операційними системами Андроїд та iOS. Також можна використовувати різноманітні програми для планування дня, призначені виключно для мобільних телефонів та планшетів. Такі додатки завжди під рукою і дозволяють ефективно контролювати свій робочий час та виконання завдань.

Тайм-менеджмент в особистому житті

Time management є актуальним і для особистого життя. За допомогою його методів та інструментів можна виділяти час на свої хобі, відвідування тренажерної зали, зустрічі з друзями або поїздки за місто. Тайм-менеджмент – це не лише про роботу, але й про насолоду від життя, часу на яке у нас дуже часто не вистачає.